Fashion Shop Management: Gestione Ordini al fornitore - © 2000-2003 Studio TECNIA

Ordini al fornitore

Questa gestione permette la ricerca, l'inserimento, la modifica, la cancellazione e la stampa degli ordini al fornitore e viene avviata cliccando prima sul menu principale Movimenti, Ordini e quindi sulla voce Gestione; è possibile avviare questa gestione anche dalla finestra principale del programma cliccando sul bottone Gestione ordini.

Come tutte le gestioni, aprendo il modulo Gestione Ordini si accede alla videata di ricerca.
Da questa videata è possibile accedere a tutte le procedure sugli Ordini.

In FSM, coerentemente con i reali ordini di un commerciante dell'abbigliamento, gli ordini aperti attraversano 3 fasi: ordini NON ancora confermati dal fornitore e quindi suscettibili di modifiche anche considerevoli, ordini confermati dal fornitore e ordini in via di consegna da parte del fornitore. Quest'ultima fase oltretutto non è detto che venga esaurita in un'unica soluzione, in quanto spesso il fornitore consegna lo stesso ordine in differenti momenti; può addirittura capitare che la merce di un determinato ordine o di parte di esso non venga mai consegnato e quindi in questo caso occorre ultimare la consegna dell'ordine SENZA caricare questa merce in magazzino e spostando l'ordine tra quelli già chiusi.

Ricerca degli ordini aperti

Per ricercare gli ordini è sufficiente riempire opportunamente uno o più campi di ricerca visibili nell'immagine soprastante. Chiaramente più campi si riempiono e più ristretta sarà la ricerca e quindi la lista dei risultati.

Si possono effettuare delle ricerche in base al numero dell'ordine, al riferimento del fornitore, scritto nel bollettario ordini del rappresentante, in base alla data dell'ordine, allo stato dell'ordine (da confermare, confermato con estremi non completi, confermato in attesa di ricezione), ad uno o più fornitori, linee fornitore e stagioni.

Per immettere questi ultimi tre campi è necessario cliccare sul bottone specifico, selezionare le voci che si intende ricercare e quindi premere OK.

Ad esempio per il fornitore:

Cliccando sul bottone Seleziona Fornitore, si aprirà una videata dove troveremo tutti i fornitori caricati nel database. Sarà possibile selezionare uno o più fornitori cliccando sul segno di spunta che compare accanto al nominativo; nel caso in cui si volessero selezionare tutti, basterà cliccare sul bottone o premere il tasto F10. Nel caso in cui si volessero deselezionare tutti quelli selezionati, basterà cliccare sul bottone o premere il tasto F7.
Per confermare le voci immesse cliccare sul bottone OK o premere il tasto F4.
Alla chiusura di questa finestra, se è stata selezionata qualche voce, si abiliterà il bottone

Una volta riempiti i campi, per avviare la ricerca è sufficiente premere il tasto F9 Ricerca o cliccare con il mouse sull'icona della barra degli strumenti relativa alla ricerca (schematizzata con una lente e un foglio).
Il risultato della ricerca sarà visibile nella parte inferiore della videata e mostra le seguenti informazioni:

Numero ordine 
Data ordine 
Stagione
Numero di Riferimento del fornitore (R.F.)
Fornitore 
Linea
Confermato (Cf)
Sesso (Sx)
Percentuale di merce ricevuta su quella ordinata (% Ric.)
Quantità di articoli ordinati (Ord.)
Quantità di articoli ricevuti in base all'ordine ( Ric.)
Articoli consegnati senza essere stata ordinati ( Ecc.)
Totale merce consegnata (Tot.)
Costo dell'ordine totale
Costo della merce ricevuta

Inserimento Nuovo Ordine

Premendo il tasto F5 Nuovo o cliccando sul comando F5 della barra degli strumenti con stilizzato un foglio bianco si passa, dal modulo di ricerca, all'inserimento e creazione di un nuovo ordine:

Apparirà una prima videata in cui si dovranno inserire i dati che costituiranno la testata del nuovo ordine. Per una maggiore semplicità, i dati sono raggruppati nelle seguenti sezioni:

1)Dati Fornitore

Fornitore;
Linea fornitore;
Numero riferimento fornitore

2)Date Ordine

Data ordine, data consegna e saldi al (ovvero periodo max previsto per la consegna);

3)Tipologia Pagamento

Tipo di pagamento;
Condizioni di pagamento;
Banca d'appoggio

4)Trasporto

Tipo trasporto;
Vettore;

5)Dati Ordine

Stagione;
Negozio;

Il Numero Ordine viene inserito automaticamente dal programma, e rappresenta il riferimento interno.

Infine è possibile aggiungere delle Note.

Normalmente l'ordine viene fatto tramite il rappresentante del fornitore e seguire il normale iter in tre fasi; può però capitare di dover caricare direttamente della merce in magazzino perché il negoziante si è recato direttamente in qualche magazzino di distribuzione (o fiera) effettuando l'acquisto direttamente, saltando i tre passaggi del caso precedente e portando con sé la merce. Per tenere conto di questa seconda eventualità, è stato previsto in FSM la possibilità di indicare, nel momento in cui viene creato un nuovo ordine, questa tipologia di ordine. Ciò viene fatto spuntando il checkbox chiamato Ordine Pronto Moda, visibile in alto, nella parte centrale della precedente figura. Spuntato tale checkbox, verranno attivati i campi di inserimento del Numero di Bolla e della Data Bolla, mentre verrà disattivato l'input Saldi al. Naturalmente al termine della creazione dell'ordine pronto moda, gli articoli saranno direttamente caricati in magazzino e il programma si predisporrà per la stampa delle etichette.

Completata la parte relativa alla Testata dell'ordine, premere avanti e passare a quella del dettaglio. Si aprirà la seguente videata:

N.B. Tutti i campi visualizzati con lo sfondo giallo sono informativi e non sono modificabili.

In questa videata si dovranno inserire i campi relativi a:

modello,tessuto e colore,secondo la codifica del fornitore;
descrizione dell'articolo o categoria e sottocategoria merceologica;
tipo taglia e quantità;

Potrebbe accadere che parte delle informazioni relative alla codifica interna non siano note al momento della creazione dell'ordine; in questo caso FSM salva lo stesso l'articolo (anche se con estremi NON completi), e ne chiederà le informazioni complete solo nella successiva fase di caricamento in magazzino.

Per una maggiore completezza, si potranno inoltre inserire i campi relativi a:

prezzo d'acquisto (al netto di I.V.A.);
prezzo al pubblico e/o ricarico (tale valore viene calcolato automaticamente a partire dal prezzo di acquisto, tenendo conto del valore di percentuale di ricarico impostato dall'utente. Tale valore dovrà essere comprensivo di I.V.A.);
statura
drop
sesso
tessuto;
colore;
livello di riordino

Comoda e veloce risulta l' immissione delle quantità ordinate. Infatti, dopo avere impostato il tipo taglia, immediatamente sotto, apparirà una griglia con l'intervallo di taglie disponibili per il tipo scelto. Per esempio, nella figura precedente, avendo scelto come tipo taglia la Americana, avente valori da XS a 3XL, sotto, appare la griglia riportante tutte le taglie comprese in tale intervallo. Nella zona della griglia di colore rosa, sarà possibile inserire la quantità ordinata per ogni taglia indicata sopra.Per esempio, nella figura precedente, sono stati ordinati 2 articoli della taglia S, 5 della taglia M ecc...Come ulteriore esempio, consideriamo la seguente figura, in cui il tipo di taglia scelto è la CAMICIE (36 - 50). Come si vede la griglia è ora diversa, e riporta tutti i valori dell'intervallo del nuovo tipo scelto.

Inseriti tutti i campi, cliccare su Salva Articoli o premere il tasto F2 Salva. Questa procedura andrà ripetuta per ogni articolo da ordinare.
Terminato l'inserimento delle merce ordinata, cliccare sul tasto Avanti per passare alla videata del riepilogo;

In questa videata troveremo le seguenti informazioni:

righe (Rg);
modello;
tessuto;
colore;
statura;
drop;
totale capi ordinati per articolo (tot.);
prezzo unitario;
prezzo complessivo per riga (tot. riga);
capi ordinati per singola taglia;

N.B. Il numero di riga rosso indica che alcune informazioni sull'articolo non sono state inserite. Le informazioni mancanti, comunque, potranno essere inserite successivamente, modificando l'ordine, o nella successiva fase di carico in magazzino al momento dell'arrivo della bolla.

Modifica Ordine

Come abbiamo visto nella sezione relativa alla ricerca degli ordini, nel modulo di ricerca abbiamo l'elenco di tutti gli ordini effettuati. In tale elenco, gli ordini sono caratterizzati, all'inizio di ogni riga, dalla presenza di un' icona che avrà un colore ed un disegno diverso in base al proprio stato. L'icona potrà essere: rossa con al centro una ics per gli ordini da confermare, gialla con al centro un punto esclamativo per gli ordini confermati con estremi non completi, verde con al centro un segno di spunta per gli ordine confermato in attesa di ricezione.

Se l'ordine non è ancora stato confermato, sarà possibile modificarlo. Basterà selezionare la riga con l'icona rossa che interessa, e premere il pulsante F6 Modifica, o cliccare sul comando della barra degli strumenti con stilizzato un Pennello. Si aprirà la maschera di riepilogo - modifica, relativa all'ordine da modificare:

A questo punto basterà cliccare sulla riga relativa ad un articolo, e si aprirà la maschera del dettaglio, dove sarà possibile, per esempio, inserire l'ordine di nuovi capi di una data misura, oppure cambiare il prezzo, il tessuto, il colore, ecc...:

N.B. Tutti i campi visualizzati con lo sfondo giallo sono informativi e non sono modificabili.

In questa videata, quindi, non potranno essere modificati i campi relativi a:

modello fornitore;
tessuto fornitore;
colore fornitore;
sesso;
tipo taglia;

Per salvare le modifiche effettuate, cliccare su Salva Articoli o premere il tasto F2 Salva. Nel caso in cui si decidesse di non salvarle cliccare su Annulla Modifica, in entrambi i casi si tornerà alla schermata di riepilogo. Da questa, si può anche cancellare, dopo avere selezionato la riga corrispondente, un articolo non più desiderato tramite il tasto F8 Cancella o cliccando sul comando della barra degli strumenti con stilizzato una ics (X) di colore rosso.

Cliccando su un ordine della videata di riepilogo sarà possibile tornare alla videata del dettaglio e quindi all'inserimento di altri capi da ordinare.

Premendo il tasto F2 Salva o cliccando su Salva Ordine, l'ordine verrà salvato, passando così dalla videata di riepilogo, alla videata di ricerca, dove troveremo l'elenco di tutti gli ordini. Salvare l'ordine non significa però averlo confermato. Per confermare l'ordine dalla videata di riepilogo - modifica basta premere il pulsante Conferma Ordine. Un altro metodo per confermare un ordine non ancora confermato è quello di selezionarlo dal modulo di ricerca, fare click col col tasto destro del mouse e selezionare la voce Conferma Ordine.

Consigliamo di confermare l'ordine non proprio quando arriva il fax di conferma del fornitore, ma al momento del caricamento dell'ordine in magazzino; in questo modo è più agevole modificare l'ordine o parte di esso.

Nel caso di ordini confermati, non è possibile effettuarne la modifica. Sono invece previste le funzioni di Consegna Ordine e Ultima Consegna ordine. Vi si accede selezionando un ordine dall'elenco ordini del modulo di ricerca e premendo il tasto destro del mouse.Ciò attiva un menù, da cui si può selezionare una delle due funzioni.

Nel caso di ordine confermato in attesa di ricezione, la scelta della funzione Consegna, apre la maschera relativa alla correzione degli articoli non ancora con gli estremi completi e successivamente la seguente maschera per il caricamento della bolla del fornitore:

In essa, per ogni articolo facente parte dell'ordine, viene indicato:

il numero di capi ordinati;
il numero di capi ricevuti;
il numero di capi ricevuti in eccesso rispetto alla quantità ordinata;
il prezzo unitario;
il prezzo totale in base al numero di capi ordinati;

Se il numero della colonna Ric. è inferiore al numero della colonna Ord. significa che non tutti i capi ordinati del dato articolo sono ancora stati ricevuti. Per esempio, dell'articolo alla riga 15 dell'immagine precedente, ne era stato ordinato un capo, ma questo non è ancora stato consegnato (Ric. = 0).

Supponiamo adesso che sia arrivato il corriere a consegnare tale capo. Inseriti i dati relativi alla consegna dell'ordine negli appositi spazi, cliccare su Avanti > , e si aprirà la seguente videata:

In questa, è presente una griglia contenente tante righe quanti sono gli articoli che costituiscono l'ordine selezionato all'inizio delle operazioni di consegna. La colonna Rest. indica il numero di capi che devono essere ancora consegnati per completare l'ordine relativamente all'articolo di una determinata riga. Volendo ricevere un capo dell'articolo della riga 15, ci si sposta con i tasti freccia , o direttamente utilizzando il puntatore del mouse, in tale riga. A questo punto, nella sezione Quantità articolo consegnata, andremo ad inserire il numero di capi, di tale articolo, che ci hanno consegnato, secondo la corrispondente taglia (UNICA nella figura in esempio). Supponendo che ci abbiano consegnato il capo mancante, andremo a scrivere in tale colonna, 1. Fatto ciò, basta premere il tasto Carica Articolo in Magazzino, e il nuovo capo consegnato verrà inserito.

Per riportare le stesse quantità ordinata, taglia per taglia dall'elenco di sopra a quello sottostante (quantità articolo consegnata) è sufficiente fare doppio click con il mouse sulla riga/articolo in questione.

Tale procedimento va ripetuto per tutti gli articoli che si stanno ricevendo. Alla fine di tali operazioni, premere il tasto Avanti > , e si arriva alla seguente videata:

Nella griglia si potrà visionare il riepilogo dei capi ricevuti per ogni articolo. Per esempio alla riga 15 alla colonna Ric. abbiamo il valore 1. Ciò sta ad indicare che abbiamo ricevuto un capo di tale articolo. Se c'è qualche errore è possibile tornare alla videata precedente tramite il tasto < Indietro per effettuare le dovute correzioni, altrimenti, per salvare le operazioni di ricezione fin qui effettuate, basta premere il tasto F2 Salva oppure il tasto Salva Ricezione. A questo punto verrà chiesto se si è sicuri di volere ricevere l'ordine

Se si risponde di si, gli articoli ricevuti verranno finalmente caricati in magazzino, e il processo di ricezione potrà dirsi concluso.

Degli articoli caricati, si potranno subito stampare le etichette. Infatti, ultimata la fase di carico in magazzino, verrà chiesto all'utente se si vogliono stampare le etichette relative agli articoli appena caricati:

Se si risponde di sì verrà aperto il modulo di gestione della Stampa Etichette, con i parametri già impostati per l'ordine appena ricevuto:

Per gli ordini confermati, sia che i relativi articoli siano stati consegnati tutti, o che ancora ne manchino, è possibile ultimare l'ordine. Ciò può essere fatto dal modulo di ricerca, selezionando un ordine confermato, e cliccando col tasto destro del mouse, e selezionando la voce Ultima Consegna Ordine.

Verrà chiesto se si è sicuri di volere procedere:

La selezione di tale funzione, fa si che l'ordine venga chiuso, e non sarà più possibile ricevere gli articoli mancanti relativi a tale ordine.

Una volta che un ordine viene ultimato e chiuso, il programma lo rimuove dalla gestione degli ordini aperti. La visualizzazione degli ordini chiusi può essere comunque effettuata dalla Gestione Ordini nel contesto della ricerca premendo dalla barra degli strumenti il bottone con stilizzata una piccola scheda gialla (Visualizzazione Ordini) ed effettuando la ricerca degli ordini come sempre.

Stampa Ordine

Premendo il tasto F3 Stampa o cliccando sul comando della barra degli strumenti con stilizzato una Stampante si passa, dal modulo di ricerca, al modulo Gestione Stampa Ordini.

a barra degli strumenti con stilizzato una Stampante si passa, dal modulo di ricerca, al modulo Gestione Stampa Ordini.