Gestione Inventario

INVENTARIO MAGAZZINO

Il software Fashion Shop Management agevola e velocizza il lavoro del commerciante anche per quanto riguarda le operazioni inerenti l'inventario che solitamente sono invece operazioni estremamente lente e complesse.

Questa gestione permette di realizzare l’inventario di un punto vendita ad una determinata data.

La filosofia di base di tale gestione e’ quella di inventariare una determinata “gerarchia”. L’inventario naturalmente viene effettuato allo scopo di quantificare i prodotti sia per quantità che per valore e nel contempo aggiustare le giacenze lì dove si dovessero riscontrare delle differenze.

Cosa intendiamo per gerarchia? La gerarchia è una particolare classificazione che raggruppa un’intera fascia di articoli; essa può essere il sesso, o i fornitori o le linee fornitore, le categorie merceologiche o le sottocategorie merceologiche o ancora può essere personalizzata unendo insieme diverse di queste gerarchie.

Come si opera per effettuare un nuovo inventario? Innanzi tutto e’ necessario aprire un nuovo inventario impostando la data dell’inventario, il negozio/magazzino che si intende inventariare e naturalmente la gerarchia scelta.

Attenzione! L’operazione di apertura dell’inventario non può essere annullata e comporta il blocco temporaneo di alcune gestioni, quali gli ordini, i movimenti e i resi, al fine di non modificare le giacenze degli articoli in fase di inventario. Per poter sbloccare nuovamente queste gestioni è necessario confermare, ovvero chiudere, l’inventario aperto.

Per effettuare un nuovo inventario premendo il tasto F5 Nuovo o cliccando sul comando F5 della barra degli strumenti con stilizzato un foglio bianco si passa, dal modulo di ricerca, all'inserimento di un nuovo inventario (v. fig. 1).

Fig. 1: Creazione di un nuovo inventario

Una volta creato un nuovo inventario, come devo operare? Non appena si salva l’apertura del nuovo inventario apparirà una finestra (v. fig. 2) divisa in due sezioni: a sinistra comparirà un elenco che è funzione della gerarchia impostata (ad es. tutte le categorie merceologiche) e a destra viene visualizzato un elenco di articoli corrispondenti alla voce selezionata a sinistra; tale elenco oltre all’articolo contiene anche la quantità contabile (ovvero quella che il software ha memorizzato, indicata in figura con il nome “Giac.”) e una quantità fisica (che è quella effettivamente riscontrata nel magazzino durante l’inventario, indicata in figura con il nome “Risc.”). Naturalmente ad apertura inventario il programma propone gli stessi valori per queste due quantità.

Inizialmente l’elenco di destra è vuoto; per poter visualizzare tale elenco di articoli è sufficiente fare doppio click sulla voce interessata e attendere il caricamento della lista. Tale lista conterrà tutti gli articoli appartenenti a quella specifica voce della gerarchia a prescindere che la relativa giacenza attuale sia diversa o uguale a zero.

Non è obbligatorio effettuare l’inventario di tutte le voci presenti nell’elenco di sinistra; sta all’utente decidere quali di queste voci inventariare. Tutte quelle inventariate, o predisposte per l’inventario, saranno visualizzate nell’elenco di sinistra in grassetto.

Fig. 2: Inventario aperto – elenco voci in gerarchia ed elenco articoli

In fase d’opera conviene quindi stampare, premendo il tasto F3 o l’icona con stilizzata la stampante, il dettaglio articoli (v.fig. 3 e 4) per ciascuna voce in gerarchia che si vuole inventariare, e quindi procedere al riscontro degli articoli direttamente in magazzino segnando le quantità effettivamente inventariate sul tabulato di fig.4.

Fig. 3: Finestra per la stampa del dettaglio articoli di determinate voci della gerarchia

Fig. 4: Tabulato di stampa per il riscontro delle quantità in inventario

Ultimata tale operazione, qualora si riscontrassero delle differenze, selezionare l’articolo da modificare, cliccare due volte con il tasto sinistro del mouse sul record o selezionarlo e premere il pulsante F6 o cliccare sul pulsante .

Apparirà la finestra della fig. 5 in cui inserire la quantità effettivamente riscontrata per l’articolo. Premere quindi F2 per salvare la modifica o F4 per chiudere la finestra e annullare la modifica.

Fig. 5: Modifica della quantità in inventario

OK! Ho inventariato e corretto tutti gli articoli, come rettifico il magazzino? E’ molto semplice. E’ sufficiente confermare l’inventario aperto! Premendo F10 o cliccando sul pulsante di conferma il programma genera tanti movimenti di rettifica inventariale (in più o in meno o carico, scarico in base alla differenza risultante) per far sì che le giacenze corrispondano nel database a quanto effettivamente riscontrato; ATTENZIONE! Questa procedura, a seconda del numero di articoli inventariati, potrebbe richiedere parecchi minuti per essere completata; durante questa operazione è consigliabile non effettuarne di altre.

Questi movimenti generati avranno naturalmente la data dell’inventario e sono visualizzabili dalla gestione Analisi -> Lista movimenti (v. fig. 6).

Una volta effettuata la conferma, l’inventario viene chiuso e consolidato e le gestioni che in precedenza erano state disabilitate vengono nuovamente sbloccate.

Fig. 6: Lista movimenti di magazzino (rettifiche inventariali di carico e scarico)

vimenti di magazzino (rettifiche inventariali di carico e scarico)